LIRIS株式会社（本社：東京都港区、代表取締役：鈴木秀幸）は、同社の契約業務プラットフォーム「LIRIS 契約ライフサイクルマネジメント（LIRIS CLM）」に、新たに2つの機能を追加しました。1つはメール連携機能、もう1つはGoogle Chrome・Microsoft Edgeの拡張機能によるGmail連携です。契約書にまつわるメールのやり取りや添付ファイルを、手作業で登録し直さずに「LIRIS CLM」内に蓄積・管理できるようになります。
利用者の要望に応えた機能追加
今回の機能追加の背景には、「LIRIS CLM」を利用している企業から寄せられた多くの要望があります。具体的には、「取引先とのメールのやり取りを契約書ごとにまとめて管理したい」「メールで受け取った契約書ファイルを手間なくLIRIS CLMに登録できるようにしたい」といった声です。
同社は今回のリニューアルを、こうした声に応える形で実装したとしています。
2つの新機能でできること
メール連携：宛先に専用アドレスを加えるだけで自動取り込み
メール連携機能では、契約書ごとに専用のメールアドレスを発行できます。GmailやOutlookなどから送るメールの宛先（CCなど）にこのアドレスを追加するだけで、メールの内容や添付ファイルがLIRIS CLMに自動的に取り込まれる仕組みです。
取引先との契約交渉や社内確認に関するメールのやり取り、添付された契約書ファイルなどを、該当する契約書に紐づけて一元管理できます。
Gmail連携：ダウンロードせずにそのまま取り込み
Google Chrome・Microsoft Edgeの拡張機能によるGmail連携では、Gmailで受け取った契約書や資料を、ダウンロードせずにそのままLIRIS CLMへ取り込めます。Gmailを開くと添付ファイルにLIRISのアイコンが表示され、アイコンを押して取り込み先を選ぶと、ファイルがLIRIS CLMに送られます。取り込み先は次の3通りから選択できます。
- 既存のドキュメントに、契約書の新しいバージョンとして追加する
- 既存のドキュメントに、添付資料として追加する
- フォルダに、締結済みの新しいドキュメントとして登録する
取り込み先は、キーワード検索のほか、最近使用した項目やフォルダの階層からも選べます。また、取り込みが済んだ添付ファイルには印が付くため、同じファイルを二重に送ることを防げます。なお、利用にはLIRIS CLMのアカウントが必要です。
想定される活用シーンと利用条件
同社は、新機能が役立つ場面として次のようなケースを挙げています。
- 取引先との交渉や社内確認のメールを、契約書とあわせて管理したい場合
- 契約書の修正の経緯を、メールのやり取りとともにあとから確認したい場合
- メールの内容や添付ファイルを、システムに手作業で登録する手間を減らしたい場合
- 取引先から届いた修正版を、ダウンロードせずにそのまま新しいバージョンとして登録したい場合
「LIRIS CLM」を契約中の企業は、追加の申し込みや契約プランの変更、追加料金などは発生せず、そのまま新機能を利用できます。
「LIRIS CLM」は、契約書の作成、依頼、承認、締結、管理・分析まで、契約業務の全プロセスを一元的に管理できる企業向けの契約業務プラットフォームです。契約業務の一元化と業務フローに応じたプロセス設計、AIによる契約情報の自動抽出、進捗状況や契約データの可視化・分析などを通じて、契約業務の効率化とガバナンスの向上を実現し、企業の意思決定と事業成長を支援するとしています。
出典：LIRIS株式会社
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