「Chatwork 郵便受取」が「Google Chat™」と連携！郵便物対応をリアルタイム通知で劇的に効率化

「Chatwork 郵便受取」ってどんなサービス？

「Chatwork 郵便受取」は、オフィスに届く郵便物を専用住所で代理受領し、スキャンしてデータ化するクラウド郵便サービスです。データ化された郵便物はWeb上で確認・管理できるため、出社せずに自宅や外出先からでも郵便物に対応できます。これまでの紙ベースの郵便対応で発生していた物理的な移動や手作業によるタイムラグを解消し、経理や総務といったバックオフィス業務の効率化を強力に支援します。

このサービスは、累計100万通を超える郵便物取扱実績を持つクラウド郵便サービス「atena」のシステム基盤と運用ノウハウを活用しています。

「Google Chat™」連携で何が変わる？

これまでも「Chatwork」をはじめ、「Slack」「Microsoft Teams」といったビジネスチャットとの連携を提供してきた「Chatwork 郵便受取」。今回「Google Chat™」が加わることで、さらに多くの企業で業務効率化の恩恵を受けられるようになります。

1. 郵便物の状況変化を「Google Chat™」にリアルタイム通知

「郵便物がオフィスに届いた！」「あの郵便物のスキャンは終わったかな？」といった状況が、以下の4つのタイミングで指定した「Google Chat™」のスペースに届きます。

• 郵便物が到着した時

• 郵便物が特定のチームへ割り当てられた時

• 郵便物の内容スキャンが完了した時

• 郵便物の転送・発送が完了した時

2. チャット上で内容を即座に確認・判断できる豊富な情報量

通知には送り主や宛先などの詳細情報に加え、郵便物の外観画像も添付されます。そのため、管理画面を開くことなくチャット画面上で「どんな郵便物が届いたのか」「緊急な対応が必要か」をすぐに判断できます。さらに、通知内のリンクから「Chatwork 郵便受取」の該当画面へ直接アクセスできるので、必要な情報に素早くたどり着けます。

3. 部署・チームごとの柔軟な通知設定

通知連携は管理画面の「連携・自動化」から、チーム単位で簡単に設定可能です。総務部や経理部など、部署ごとに通知先のスペースを分けることができるため、必要な担当者に必要な通知だけを過不足なく届けられます。これで「誰が対応するべきか分からない」といった混乱も防げますね。

連携の背景にある課題解決

郵便物のデジタル化が進んでも、「誰がいつ郵便物を認知し、誰が対応するのか」がチームの日常的な連絡手段と連動していなければ、確認漏れや対応の遅延はなかなか解消されません。また、特定の管理画面を定期的に確認する運用では、郵便対応が特定の個人に集中してしまう「属人化」という課題も残ります。

今回の「Google Chat™」連携は、こうした課題を解決し、社内のコミュニケーション基盤として「Google Workspace™」や「Google Chat™」を活用している企業が、よりスムーズに「Chatwork 郵便受取」を利用できるようにするために実現しました。

今後の展望とサービス利用について

「Chatwork 郵便受取」は、これからも郵便物の受取からその後の対応・管理までを、担当者の働く場所や手段を問わずに完結できる環境を追求していくとのことです。

この便利なサービスに興味を持たれた方は、ぜひ以下のサービスサイトをチェックしてみてください。

• サービスサイト: https://atena.chatwork.com/

株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）は、「働くをもっと楽しく、創造的に」をミッションに掲げ、国内最大級のビジネスチャット「Chatwork」や、会計・労務・総務などのバックオフィス業務をアウトソースできるBPaaSサービス「タクシタ」などを幅広く展開しています。同社は2024年7月1日より、Chatwork株式会社から株式会社kubellに社名を変更しました。

• 株式会社kubellコーポレートサイト: https://www.kubell.com/